Echanges de mails : les bonnes pratiques à adopter
Publié le 07/11/2024
Dans un souci d’optimisation des échanges par mails, le District d’Alsace de Football tient à rappeler la procédure à suivre et les règles d’usage afin que le traitement des courriels soit le plus optimal possible. Découvrez dans cet article les bonnes adresses du District !
La communication ciblée est plus efficace que la communication de masse. C’est ainsi que pourrait se résumer le process souhaité par le District dans les échanges avec les clubs et leurs représentants.
En d’autres termes, mieux vaut s’adresser directement au bon destinataire plutôt que d’envoyer son mail à une multitude d’adresses génériques en espérant que quelqu’un vous y réponde…
Pour rappel, l’utilisation de l’adresse mail officielle du club (@alsace.lgef.fr) est impérative si le courriel revêt un caractère officiel (demande de reports…). En cas d’utilisation de l’adresse mail officielle du club et/ou d’une adresse personnelle, les expéditeurs sont fortement encouragés à mentionner leurs nom, prénom et fonction dans la signature du mail.
Pour une optimisation des échanges par mails et afin de réduire le délai de réponse, voici les adresses à utiliser en fonction de votre demande et des motifs abordés.
SERVICE COMPETITIONS
-> adresses à utiliser :
- Football des U7, U9 et U11 garçons et filles (y compris Jour de coupe U11)
- Championnats et coupes jeunes (U13 à U18 garçons et filles)
- Championnats et coupes seniors (seniors F & M)
- Championnats et coupes vétérans et super-vétérans
- Tout ce qui concerne les demandes exceptionnelles ou tardives de modifications de rencontres dès lors que la procédure classique (*) n’est plus accessible.
- Déclarations de forfaits
(*) Pour rappel la procédure est à réaliser via le module Compétitions, accessible depuis Footclubs, au plus tard 5 jours avant la date du match. En savoir +
Reports de rencontres pour des raisons d’impraticabilité :
Les adresses reports sont exclusivement réservées aux demandes de reports de rencontres pour impraticabilité (article 10).
- Demande de reports concernant des rencontres de jeunes dans le Bas-Rhin
- Demande de reports concernant des rencontres de jeunes dans le Haut-Rhin
- Demande de reports concernant des rencontres seniors dans le Bas-Rhin
- Demande de reports concernant des rencontres de seniors dans le Bas-Rhin
SERVICE REGLEMENTS ET DISCIPLINE
-> adresses à utiliser :
- Confirmations de réserves
- Réclamations
- Demandes d’évocation
- Rapports d’arbitrage concernant des matchs non joués ou arrêtés pour raison règlementaire (ex : nombre de joueurs insuffisants, panne d’éclairage …)
- Informations concernant l’impossibilité d’utiliser la feuille de match informatisée
- Informations complémentaires ou échanges avec la commission réglementaire
- Questions d’ordre réglementaire
- Rapports d’arbitrage relatifs à des faits disciplinaires (rapports réalisés par des arbitres officiels ou bénévoles)
- Demandes à comparaître suite à une expulsion ou à tout autre fait disciplinaire
- Témoignages concernant des agissement répréhensibles
- Informations complémentaires ou échanges avec la commission disciplinaire
- Questions d’ordre disciplinaire
SERVICES ADMINISTRATIFS
-> adresses à utiliser :
- Bénévolat – distinctions (médailles et récompenses)
- Assurances dommage aux biens (Groupama)
- Formulation d’un appel suite à une décision réglementaire ou disciplinaire
- Questions liées aux statuts et/ou à l’affiliation (création de clubs – demande d’affiliation – non activité – radiation)
- Facturation clubs
- Règlements des relevés
- mise en place des prélèvements clubs
- échéancier clubs
- Frais d’arbitrage
- Demandes FAFA
- Classification des terrains et éclairage
- Questions liées aux installations sportives (règlements des installations sportives et leur éclairage)
- Projets de création d’installations sportives
SERVICE COMMUNICATION MARKETING ET DEVELOPPEMENT
-> adresses à utiliser :
- Informations générales
- Partenariats
- Relations presse
- Relations publiques
- PLV
Article publié le jeudi 7 novembre 2024 à 15:15
